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第23部分(第3页)

使用第二人称——用“你”这个称谓。

哪怕你同时写给几个人,也要用第二人称,可以使你的信息看起来不至于像一篇演说。

迅速

除非公共性的Email,大多数人总是希望在48小时内得到回应。如果我们没有时间完全回复,至少我们可以简单地告诉对方我们已经收到了信息,并且正在处理,然后说我们将会详细回复。

如果你在度假,可以考虑把你的邮箱设置为自动回复,这样如果你收到的邮件短期内不能回复,而对方又在期待你的回复时,可以避免误解。

整理清楚

传真件可能因堆积得乱七八糟而造成丢失,Email的往来也可能会把硬盘弄乱,使信息难以接受。这里介绍一些整理传真和Email的小技巧:传真Email

把不想要的传真扔掉删除不想要的信息(并定期清空垃圾箱)

把准备日后查阅或记录的传真把你想以后查阅的信息归为一类

归为一类把那些你准备以后处理或回复的

按需要尽早回复悬而未决的传真邮件打印出来或放在电脑文件夹里

立即回复其余的传真立即回复其余的邮件

定期检查你的发件箱和标题文件夹,删除掉那些不需要的和过期的信息尊重隐私,节省时间

为什么没什么人喜欢点击“全部回复”的按钮回复邮件呢?除非一个人的熟人圈子非常狭小,每个人与别人的兴趣都非常接近。否则,不可能地址栏里的每个人都会对地址栏里的其他人的爱好感兴趣!不要用这样的方式浪费人们的时间。

你的Email应当包含多少细节呢?在任何一次交流开始前,首先要思考对方的需要。他们已经知道了什么?他们有多少兴趣?他们想要什么程度上的细节?

盲目的抄送按钮可以很顺手地发送多个备份。首先,不是每个人都喜欢把自己的邮件地址发送给许多别的收信人;其次,显示一长串抄送地址占用了空间,收信人需要滚动滚轴,有时在锁定信息时十分吃力。(接收到抄送邮件的人只需看到发件人的邮件地址和他们自己的,而不是所有的收件人列表。)

附件

你是否收到过粘贴着需要花时间下载附件的邮件,最后发现你只是在浪费时间而已?

虽然很容易发送,附件还是需要花时间传送和下载。在你发送附件之前,先想想收件人为何应当对它产生兴趣。如果你还是决定发送,在邮件的正文中解释它的内容以及格式。这样,收件人就可以做出明智的决定是不是要打开它。

核对你发送的所有信息

电子沟通的速度很容易使人天马行空,不受约束。正如我们需要核对我们的信件、备忘录、报告一样,我们也应当核对我们的邮件和传真。

在发送信息之前花一些时间检查一遍。毫不留情地把不必要的词和枝节去掉。

如果你每天都挂在因特网或局域网上,不要一收到信息就跳起来。确定一个检查邮件和传真的最佳时间。每天早上第一件事就是检查电子邮箱的做法也许不是最有效率的,比如,它可能耽误你准备做的更重要的工作。

附录6如何评判心理程序测验

要想知道你属于哪一种类型,以及你需要在哪方面更多的实践,然后把每一栏中你的标记累加起来。标记越多,说明你这方面的倾向更多。

8个或更多的标记说明你使用这一模式的愿望非常强烈,4个或更少的标记则说明你使用这一模式的愿望不强。

视觉型右上角这一栏显示你倾向于使用视觉型信息进行沟通,你是一个视觉型的人。

听觉型右下角这一栏显示你倾向于使用听觉型信息进行沟通,你是一个听觉型的人。

动感型左上角这一栏显示你倾向于使用动感型信息进行沟通,你是一个感觉型的人。

逻辑型左下角这一栏显示你倾向于使用逻辑型信息进行沟通,你是一个逻辑型的人。

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